Getting Things Done (GTD) voor een ‘leeg’ hoofd

Getting things done is een handige methode om je leven (en je werk) te stroomlijnen. In deze blog leg ik uit hoe je deze methode kan toepassen, en waarom je dat zou moeten doen.

Op een normale dag op kantoor komen belangrijke en minder belangrijke zaken op je af. Als je net als ik bent zul je bij veel dingen denken 'dat onthou ik wel!' of 'dat doe ik zo wel even!'. In de praktijk loopt je hoofd over van de dingen die je moet onthouden, je vergeet dingen en geeft verkeerde dingen prioriteit. Maar nu is er hoop! De Amerikaan David Allen heeft een uitgebreide methode ontwikkeld om de warboel in je hoofd wat te stroomlijnen.

Getting Things Done door David Allen

David Allen is consultant en bekend als de schrijver van het boek 'Getting Things Done'. Als schrijver die heeft gewerkt als goochelaar, ober, karateleraar, glasblazer, verkoper, kok, personal trainer en manager van een reisbureau zou je kunnen zeggen dat meneer Allen een zeer breed beeld van verschillende werkgebieden heeft. In het boek Getting Things Done voegt hij zijn lessen van de meer dan 35 baantjes die hij heeft gehad samen in een behapbare methode.

Om meer te weten te komen over deze methode raad ik aan om het boek te lezen. Deze is bijvoorbeeld hier te koop. Tijdens het schrijven van dit blog kost het boek €24,95 (paperback), of €14,99 (ebook).

Getting Things Done samenvatting

Voor de mensen die geen zin (of tijd) hebben om het boek te lezen vat ik hieronder de belangrijkste punten samen. Onderstaande werkwijze zal resulteren in een opgeruimder hoofd en gestructureerder werk.

1. Verzamel

De filosofie van de GTD methode is dat je hoofd altijd leeg is. Dit kan je bereiken door letterlijk alles wat in je op komt te verzamelen. Hiervoor kan je een boekje, lijstje of een app gebruiken. Het is hierbij belangrijk dat er een 'inbox' is. Deze inbox gebruik je als vangnet voor alles wat er in je hoofd op komt. Je kunt hier dingen die je wil doen, lezen, bekijken of niet moet vergeten in zetten. Op deze  manier kun je er later op terug komen.

Komt er bijvoorbeeld een e-mailtje binnen? Zet 'm direct in je inbox en archiveer hem in je emailprogramma. Op deze manier kom je er aan toe wanneer je de berg zaken uit je inbox overzet naar acties.

2. Leeg

Neem de tijd om je hoofd helemaal leeg te maken. Gebruik hier bijvoorbeeld een vast moment op de dag of in de week voor. Schrijf alles op wat er in je hoofd om gaat en zet dit in je inbox. Je zou er ook voor kunnen kiezen om je gedachten te structeren in een mindmap. Ik gebruik hier zelf de inbox van de app Things 3 voor. Hierover later meer.

3. Organiseer

Ga één keer in de week zitten om je inbox leeg te maken. Werk je lijst met punten gestructureerd af en vraag je bij elk punt af of het om een actie gaat. Gaat het om een actie? Vraag je dan af wat het gewenste resultaat van deze actie is. Is deze actie bijvoorbeeld 'offerte opstellen voor Hans', dan kun je deze actie onderverdelen in een project.

Een project is een verzameling van acties. Het project is afgerond als alle bijbehorende acties zijn voltooid.

In het geval van de 'offerte' in bovengenoemd voorstel komen er andere acties bij voordat het hoofddoel bereikt kan worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan; 'inventarisatiegesprek', 'urenschatting opstellen'. Ook moet er gebeld worden met Hans. Geef je actie daarom het label 'bellen' mee. Op deze manier kan je alle acties met dit label in één keer afwerken.

Acties die niet in een project horen kun je onderverdelen in verschillende 'bakjes'. Hierbij kun je denken aan het bakje 'Werk', het bakje 'Thuis' of iets anders waar jij je prettig bij voelt.

Acties waar een tijd aan gekoppeld zijn zet je in je agenda. De app Things 3, waar ik al eerder over schreef, kun je gebruiken om een specifieke dag of deadline aan een actie te koppelen. Hierdoor weet je precies wanneer het klaar moet zijn, en kan je er aan herinnerd worden.

Gebruik realistische acties!

Je hebt vast projecten in je leven waar geen schot in lijkt te komen. Dit komt omdat de acties die aan dit project gekoppeld zijn te globaal opgesteld zijn. 'Kennismaking inplannen' is bijvoorbeeld een slechte actie, deze kan in je hoofd wel een uur in beslag nemen. Terwijl 'Jan bellen om kennismakingsgesprek te plannen' een actie is die je in enkele minuutjes kan afvinken van je lijstje.

4. het 'Ooit' bakje

Dingen die je graag een keer wil doen, maar waar geen directe noodzaak voor is, plaats je in een de verzameling 'ooit' (in Things 3 heet deze map 'Someday'). Op deze manier vergeet je nooit je goede ideeën.

5. Wachten op

Persoonlijk maak ik vaak mee dat er een actie van een collega gekoppeld is aan míjn project of actie. Volgens de GTD methode zet je deze actie in het mapje 'wachten op'. Hier kun je zien wat je nog van je collega's, partner of vrienden moet krijgen om je project of actie te voltooien. Door deze actie wel in te delen in een categorie voorkom je dat het een ergernis wordt.

6. Wekelijks evalueren

Bijhouden van je systeem is van groot belang. Ga elke week even zitten met je app, boekje of lijstje en evalueer wat je hebt gedaan en gaat doen.

Things 3 als tool voor Getting Things Done

Er zijn veel verschillende manieren om de GTD werkwijze toe te passen. Zelf gebruik ik Things 3 als systeem om mijn acties bij te houden. Deze app is geoptimaliseerd voor productiviteit en heeft verschillende design awards gewonnen. Daarnaast is er een app voor Mac, iPad en iPhone, waardoor je acties en projecten gesynchroniseerd worden.

Things 3 beschikt over handige functies, zo kun je projecten maken die opgebouwd zijn uit acties, en kun je verschillende 'bakjes' maken om je acties in onder te verdelen. Tevens kun je deadlines, datums en tags koppelen en kun je de agenda koppelen, je afspraken worden dan afvinkbare acties in de app.

Een groot voordeel van Things 3, voor mij althans, is dat je acties kan onderverdelen in overdag en avond. Hierdoor blijft het overzicht met werk-acties schoon van zaken als 'afwassen' en 'kattenbak verschonen'.